米国図書館協会（ALA）公的プログラム部（Public Programs Office）のブログ“Programming Librarian”に、2020年9月29日付の記事として、”Tips for Facilitating a Virtual Group Conversation”が掲載されています。
同記事は、直近の半年間に多くの図書館員が関わることになったオンライン会議プログラムについて、活発な議論を進める効果的なファシリテーションのためのヒントを紹介するものです。記事では、以下のようなヒントが紹介されています。
・会議用プラットフォームへは早めにアクセスできるようにしておく：
ホストは開始時刻の15分前には参加しておく。設定等のサポートが必要な参加者には、開始時刻よりも早めにアクセスするように伝えておくとよい。設定のサポートには他の参加者の助力を得ることができればなおよい。設定へのサポートの終了後、参加者全員を歓迎し、事務的・技術的指示を連絡する。オンライン会議に不慣れな参加者がいる場合には、アイスブレイクとして音声のミュート機能の切り替えの練習を行うとよい。
・会議のための基本ルールを設定する：
議論の枠組みの確立やオープンなコミュニケーションを維持するために、参加者全員が順守すべき基本ルール（ground rules）を設定する。基本ルールは特定の内容に固定する必要はなく、会議の状況や参加者に応じて変更する。画面共有やチャットへの投稿で会議開始前に基本ルールを示し、参加者は口頭や身振り、会議プラットフォームの「挙手」機能などによって、全員が順守することを確認する。
・会議内の発言に関する手順を決めておく：
オンライン会議では対面の会議以上に、沈黙の時間が続かないよう、誰がいつ発言するかの手順を決めておく必要がある。例えば、各参加者が順番に発言する機会のある議題から開始する方法がある。この時の発言順は、会議を通して一貫して使用することもできるし、必要な場合にのみ使用することもできる。
・参加者は発言をパスできることを確認する：
何か発言するように呼びかけられても、参加者が困ってしまう場面もある。検討されている内容に追加して発言すべきことがなければ、いつでも発言をパスできることを確認しておく。
・アイスブレイクにチャット機能を活用する：
時間があれば、マイクを使って会議参加者の自己紹介を行えばよいが、時間がなければ、会議プラットフォームの「チャット」機能を活用するとよい。例えば、各参加者へ名前や好きな食べ物、ログインのために準備したことなどをチャット上に書き込むように促すといった形が考えられる。そのようにすることで、和やかな雰囲気で会議を開始することができる。
・画面共有機能の使用には制限をつける：
一部の会議プラットフォームでは、画面共有で参加者の画面が横に押し出され、お互いの顔が見えづらくなってしまう場合がある。
ブログ記事では、このテーマの参考となる情報源として、ALAのコミュニティ支援のためのイニシアチブ“Libraries Transforming Communities”で、小規模・地方の図書館員向けに2020年2月から提供されている、会議一般のファシリテーションについてのガイド“Leading Conversations in Small and Rural Libraries”が紹介されています。
Tips for Facilitating a Virtual Group Conversation（Programming Librarian，2020/9/29）
https://programminglibrarian.org/articles/tips-facilitating-virtual-group-conversation
関連：
ALA publishes free facilitation skills training materials for small and rural library workers（ALA，2020/2/10）
http://www.ala.org/news/member-news/2020/02/ala-publishes-free-facilitation-skills-training-materials-small-and-rural
Libraries Transforming Communities: Facilitation Skills for Small and Rural Libraries（ALA）
http://www.ala.org/tools/librariestransform/libraries-transforming-communities/small-mid-rural-public
Leading Conversations in Small and Rural Libraries: facilitation guide: Sept 2020 Update [PDF：36ページ]（ALA）
http://www.ala.org/tools/sites/ala.org.tools/files/content/PPO_LTC_Fac_Guide%20-%20revised%20v3_0.pdf
参考：
Europeana、オンラインイベント開催のためのガイドを公開
Posted 2020年7月20日
https://current.ndl.go.jp/node/41551
